میتا مالیک از پیشکسوتان در مدیریت منابع انسانی است که کتابهای متعددی در این باره منتشر کرده‌است. او یکی از مجریان پادکست The Brown Table Talk است و نوشته هایش در Fast Company، New York Post و Business Insider منتشر می‌شود. امسال مقاله ای از او درباره‌ی رهبری هوشمندانه در سایت هاروارد بیزینس ریویو منتشر شد که آن را با هم می‌خوانیم. در این مقاله آمده است:
والدین مهاجر هندی من یک اخلاق کاری شایع را به‌شدت در من به وجود آوردند. این باور ممکن است در شما هم وجود داشته باشد. من در کودکی آنها را تماشا می‌کردم که چطور با تعهدی بی‌امان برای رسیدن به رویاهایشان ساعت‌های طولانی کار می‌کردند. پدرم همیشه می‌گفت: «سرت را پایین بیانداز، سخت کار کن و بیشتر از بقیه تلاش کن تا موفق شوی.»
با این حال، توصیه او به کار سخت همیشه برای من مفید نبود.
در اوایل کارم، به عنوان مدیر برند، ساعت‌ها و ساعت‌ها برای آماده‌سازی مطالب مورد نیاز، تا ساعات اولیه صبح کار می‌کردم. ساعت‌های طولانی برای تهیه یک گزارش که ارائه آن در جلسات با مدیران ارشد بیش از ده دقیقه طول نمی‌کشید، زحمت می‌کشیدم. گاهی مجبور می شدم با مصرف کافئین زیاد بیدار بمانم و خستگی باعث می‌شد که در زمان ارائه، همه اطلاعات را فراموش کنم و از عهده پاسخ درست برنیایم.
من آموخته بودم برای موفقیت لازم است حتما سخت کار کنم، اما نیاموخته بودم که روی چیزهای درست وقت بگذارم. من با سخت‌کوشی بیش از حد و تلاش برای رسیدن به حالت ایده‌آل و کمال مطلوب کارکردم. بدون اینکه مربی‌ای داشته باشم و یا راهنمایی درستی از طرف روسایم دریافت کنم. زمان بسیاری روی جزئیاتی گذاشتم که اهمیتی نداشتند. و وقتم را در جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل مجموعه داده‌های اشتباه و پاسخ دادن به سؤالات اشتباه تلف کردم.
برخی ممکن است با خواندن این مطالب اینطور استدلال کنند که اشتباه کردن در کار طبیعی است و ما در طول زندگی حرفه‌ای خود مرتکب اشتباه می شویم. اشتباهاتی که می توانند به ما کمک کنند تا بیشتر یاد بگیریم و رهبران موفق‌تری شویم. ولی بهتر است بدانید که تحقیقات نشان می‌دهد برخلاف آنچه به بسیاری از ما آموزش داده شده است، اشتباهاتی که مرتکب می‌شویم باید به پاسخ صحیح نزدیک باشند تا منجر به یادگیری شوند. پاسخی که به راه درست نزدیک باشد به ما کمک می‌کند تا حافظه خود را برای حفظ اطلاعات صحیح بهبود بخشیم و در نهایت کارها را متفاوت و بهینه انجام دهیم.
اما من با وجود کار سخت به علت نداشتن الگوی صحیح، هرگز نتوانستم روشی را که در آن کار می‌کردم، اصلاح کنم. زیرا تمام تمکزم روی سخت‌کوشی بود، بدون اینکه هوشمند عمل کنم و هیچ رئیسی هرگز به من آموزش نداد که چگونه می توانم درست و متفاوت کار کنم. اکنون به عنوان یک رهبر که به مربیگری و مدیریت حرفه ده‌ها نفر کمک کرده‌است، نقش مهمی را که می‌توانم در جلوگیری از کار بی‌وقفه تیم‌هایم ایفا کنم، تشخیص می‌دهم. در اینجا می‌خواهم مطالبی را عنوان کنم که به شما کمک خواهد کرد تا به‌عنوان رهبر به تیم‌هایتان کمک کنید تا هوشمندانه تر کار کنند، نه فقط سخت‌تر.
کار را برای کارکنان خود به صورت پروژه‌ای تعریف کنید
آدام بیکف، که از کارگزاران شرکت Compassاست، درباره روش خود برای هدایت تیم‌اش به سمت اقدامات هوشمندانه می‌گوید: «وقتی به مشتری کمک میکنم، خانه اش را بفروشد، درحال مدیریت یک تیم هستم و در عین حال بر هزینه‌ها هم نظارت دارم» «به عنوان رهبر تیم، من باید پروژه را توسعه دهم، ضرب الاجل های دقیق را تعیین کنم و نه تنها بر خروجی کار کنترل داشته باشم، بلکه باید نحوه انجام کار در مراحل مختلف را نیز بررسی کنم. در پایان، کار من این است که ارزش دریافتی را برای مشتری خود به حداکثر برسانم. در واقع من نمی‌توانم اعضایی را در تیمم داشته باشم که ساعت‌ها وقت خود را با کار کردن روی چیزهای اشتباه، تلف کرده‌اند.»
وقتی بیکف در حال بررسی فروش یک خانه است، ابتدا جدول زمانی‌ای را بر اساس تاریخی که مشتریان برای خرید خانه در نظر گرفته اند، ترسیم می‌کند. سپس تمام اقدامات مهم و کلیدی را که باید انجام شود، از جمله بازرسی مسکن، تعمیرات، تمیز کردن عمیق، صحنه‌سازی، و بازدیدها را به وضوح برای تیمش تشریح می‌کند. او ساعت‌های تقریبی را که برای تکمیل هر نقطه عطف طول می‌کشد، مشخص می‌کند. «ما در حال کار با تعدادی از مشتریان در خرید و فروش خانه هستیم و بنابراین هر ساعت نه تنها برای ما، بلکه برای مشتریانمان نیز مهم است. ما چاره ای نداریم جز اینکه هوشمندانه کار کنیم.»
فرآیندی که بیکف برای اطمینان از اینکه تیمش هوشمندانه کار می‌کند در نظر گرفته است را می توان در صنایع خارج از املاک و مستغلات نیز اعمال کرد. رهبران باید با تعیین زمان مشخص برای انجام پروژه‌ها، تعیین ساعات تقریبی برای دستیابی به نقاط عطف پروژه، و مربیگری آنها در صورتی که زمان زیادی را صرف یک کار خاص می کنند، به اعضای تیم خود کمک کند. زمانی که هر یک از اعضای تیم ساعت‌ها روی کار اشتباهی وقت بگذارد، میتواند بقیه روند پروژه را مختل کند و در رسیدن به نقاط عطف اجرایی و جمع شدن پروژه اشکال ایجاد کند. در نهایت، رهبران باید به خاطر داشته باشند که بین ارائه راهنمایی و جهت‌گیری مفید و انجام کار برای تیم، تفاوت فاحشی وجود دارد. هدف شما در اصل باید این باشد که کارکنانتان را با کلیت پروژه آشنا کنید. اهداف را خرد و زمان‌بندی لازم برای رسیدن به آنها را مشخص کنید. سپس در این مسیر مانند یک مربی هدایتگرشان باشید.
به تیم خود آموزش دهید تا از کمال‌گرایی دست بردارند
من بارها در حرفه‌ام دنبال کمال مطلوب بوده‌ام، به دنبال تصویری عالی. برای ارائه گزارش کارهایم گاهی ساعت‌ها صرف تهیه بهترین پیش‌نویس، بازبینی و بازنویسی و به‌روزرسانی‌های ایمیل برای مدیران ارشد کرده‌ام. من در گذشته زمان زیادی می‌گذاشتم تا پروژه‌هایم را برای رئیسم به‌روز کنم درحالی که چنین وسواسی به‌هیچ وجه لازم نبود.
رهبران باید مراقب اصرار به کمال‌گرایی در اعضای تیم خود باشند. مطالعات نشان می‌دهد که تلاش برای کامل بودن نه تنها میتواند مسیر موفقیت در کار را مختل کند، بلکه در نهایت منجر به فرسودگی شغلی و مشکلات سلامتی می‌شود. فرسودگی شغلی ناشی ازکمال گرایی در نهایت منجر به سرخوردگی‌ای می‌شود که همچنان عامل اصلی ترک کار در کارمندان است. باتوجه به این موضوع، یکی از راه‌هایی که رهبران می‌توانند به حفظ استعداد کارمندان خود کمک کنند، آموزش دادن به اعضای تیم برای این است که از کمال‌گرایی دست بردارند.
به عنوان رهبر، بیایید در مورد کمال گرایی هوشیارتر باشیم. بیایید نحوه اولویت‌بندی و تمرکز بر روی کار هوشمندانه، روی نکاتی که مهم هستند و تأثیرگذاری بیشتری بر کسب و کار دارند را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. در این مسیر اعضای تیم‌تان را تشویق کنید تا برای کارهای کوچکتر، مانند ساخت ایمیل یا جستجوی تصاویر برای ارائه، زمان‌بندی داشته باشند و به آن وفادار باشند تا از وسواس و کمال گرایی پیشگیری شود. به آنها یادآوری کنید که اشتباه کردن اشکالی ندارد. اشتباه تایپی در خبرنامه یا فایلی که به ایمیل ضمیمه نشده است، باعث شکست شغلی آنها نمی‌شود. در نهایت، به یاد داشته باشیم که گاهی اوقات انجام دادن و تمام کردن کارها در زمان مناسب از کامل بودن بهتر است.
به تیم خود کمک کنید تا کار گروهی را بیاموزند
در طول زندگی حرفه‌ای‌ام، با درخواست کمک از دیگران مشکل داشتم. اگر از طرف رئیسم پروژه‌ای به من محول می‌شد، فکر می‌کردم این فقط مسئولیت من است و باید آن را به تنهایی تکمیل کنم. به یاد می‌آورم آخر هفته‌ای که رئیسم درخواستی فوری داشت و از من خواست ساعت‌ها برای جمع‌آوری داده‌ها برای یک خرده‌فروش خاص وقت بگذارم، چقدر انجام این روند برایم سخت بود در حالی‌که روز دوشنبه صبح متوجه شدم که همکارم که در بخش زنجیره تأمین کار می‌کرد، قبلاً داده‌ها را جمع‌آوری کرده‌است و با کمال میل اگر من درخواست می‌کردم، می‌توانست آنها را در اختیار من قرار دهد.
سونالی پای، مدیر بازاریابی Lisap Milano ایالات متحده آمریکا، درباره اهمیت کار گروهی می‌گوید: «وظیفه ما به عنوان رهبر این است که به اتصال موثر اعضای تیم خود در سراسر سازمان کمک کنیم.» او تاکید می‌کند: «به عنوان یک بازاریاب، نمی‌توانم در یک سیلو کار کنم. من باید از نزدیک با بخش‌های مختلف مالی، تدارکات و توسعه محصول همکاری کنم. اگر من کاری را به تیم خود محول میکنم، این مسئولیت من است که آنها را با همکارانی مرتبط کنم که به رفع مسائل و دغدغه های آنها کمک کنند. با ایجاد این ارتباطات، انجام کارهای تکراری در تیم شما کاهش می‌یابد و اتلاف وقت روی اقدامات موازی به حداقل می‌رسد. »
همانطور که پای پیشنهاد می‌کند، ما باید تیم‌هایمان را برای درخواست کمک راهنمایی کنیم و در برخی موارد از طرف آنها کمک بخواهیم و در سراسر سازمان این آگاهی و اطلاع‌رسانی را پدید بیاوریم که هر کسی روی چه موضوعی کار می‌کند و دیگران چطور می‌توانند کار او را تسهیل کنند. به عنوان رهبر، ما باید از نظر سازمانی از کارهایی که در بخش‌های مختلف اتفاق می‌افتد، آگاه باشیم و بدانیم که چه اقداماتی ممکن است باهم هم‌پوشانی داشته باشد. سپس می‌توانیم به طور جمعی روی اقدامات درست برنامه ریزی کنیم. وقتی تیم خود را به صورت صحیح آموزش بدهید تا هوشمندانه‌تر عمل کنند و نه سخت‌تر، تأثیر مثبتی که این نوع کار کردن روی سازمان شما می‌گذارد را به وضوح خواهید دید. در این روند به‌عنوان رهبر باید این اطمینان را به اعضای تیم‌تان بدهید که مشارکت‌هایشان مهم است و جزوی از گروه هستند و حضورشان برای رسیدن به اهداف کوچک و بزرگ حیاتی است.
